Mengolah QUERY Pada Microsoft ACCESS

PortalAktual.Info - Pada post kali ini, saya akan membahas mengenai Cara Mengolah Query pada Microsoft Access. Saya menggunakan Microsoft Access 2013. Langkah pertama bukalah Microsoft Access, contoh di bawah ini merupakan icon Microsoft Access yang terdapat pada dekstop.

Setelah Microsoft Access dibuka, maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini

Setelah muncul tampilan seperti ini, pilihlah Blank Desktop Database. Kemudian akan tampil perintah untuk memberi nama database anda seperti yang tampak pada gambar dibawah ini

Setelah itu pilih Create, kemudian akan masuk pada tampilan Microsoft Access. Pembahasan diatas mengenai langkah awal memulai menggunakan Microsoft Access. Pada pembahasan selanjutnya langsung pada QUERY, terdapat tampilan Query seperti gambar dibawah ini.

Untuk melanjutkan dalam proses pengolahan Query maka langkah selanjutnya pilih Design View yang terdapat dalam View, yang tertampil seperti gambar di bawah ini

Kemudian akan muncul tampilan pada Design View seperti gambar dibawah ini. Setelah itu, mulailah tahap untuk mengolah Query. Di dalam query, Anda dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi - fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Pengolahan query terdiri dari :

1.    Menambah Field dengan Rumus (Formula)

Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT yaitu dengan mengetikkan rumus  TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang tampak di bawah ini.

Setiap setelah rumus dimasukkan, pilihlah icon yang bertuliskan RUN untuk memunculkan tabel diawal tadi. Seperti tampak pada gambar dibawah ini

Maka akan muncul tabel yang telah ditambahkan tadi. Akan tampak seperti gambar dibawah ini 

Kemudian tambahkan field baru dengan contoh DISKON : [5%]*[TOTAL HARGA]

Pilih RUN dan akan tampil kolom dengan fild baru seperti gambar di bawah ini

2.   Fungsi Logika

Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False). Dalam fungsi logika terdapat Ekspresi atau Pernyataan Logika yang berfungsi untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding). Yang termasuk operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika, diantaranya adalah sebagai berikut : 

Operator Relasi (Artinya)

=     (Sama dengan)

<     (Lebih kecil)

>     (Lebih besar)

<=   (Lebih kecil atau sama dengan)

>=   (Lebih besar atau sama dengan)

<>   (Tidak sama dengan)

Selain pengujian fungsi-fungsi logika dengan menggunakan operator relasi, Anda juga dapat memanfaatkan operator logika, di mana operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di dalam penggunaannya, fungsi logika sering digunakan bersamaan dengan fungsi yang lainnya.

a.    Fungsi Logika AND

Kembali lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan rumus DISKON AVANZA : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" And [UNIT]>=10;0,05;0)*[TOTAL HARGA]

Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini

b.    Fungsi Logika OR

Kembali lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan rumus HARGA SATUAN : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA MOBIL]="JAZZ";150000000;0)

Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini

c.    Fungsi Logika IIF

Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.

1)    Fungsi Logika IIF Tunggal 

Kembali lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan rumus BONUS : IIf([UNIT]>=15;”HONDA VARIO”;”SEPEDA GUNUNG”)

Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini

2)  Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested)

Kembali lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan rumus DISKON MAJEMUK: IIf([TOTAL HARGA]>=2500000000;0,2;IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000;0,15;IIf([TOTAL HARGA]>=1500000000;0,1;IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000;0,05;0))))*[TOTAL HARGA]

Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini

      3.    Fungsi String

Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi- fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric), serta karakter-karakter khusus. Fungsi string terdiri dari :

a.    Fungsi Left

Kembali lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan rumus LEFT: Left([NAMA MOBIL];3)

Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini

b.    Fungsi Right

Kembali lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan rumus RIGHT: Right([NAMA MOBIL];3)

Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini

c.    Fungsi Mid

Kembali lah pada tampilan design view dan tambahkan rumus pada fied baru. Contohnya tambahkan rumus MID: Mid([NAMA MOBIL];3;1)

Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini

      4.    Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid)

             Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi Logika IF dan fungsi String. Artinya untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks. 

Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID)

Buatlah Tabel Baru dengan nama Rental, dan tampilan pada design view akan tampak seperti gambar dibawah ini. Isikan sesuai dengan gambar dibawah ini

Kemudian isilah data seperti gambar dibawah ini

Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, seperti gambar dibawah ini

Bukalah QUERY RENTAL pada tampilan design view, kemudian tambahkan field Jenis Film dengan rumus JENIS FILM : IIf(Right([KODE];1)="V";"VCD";"DVD")

Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini

Tambakan field Kategori Film  dengan rumus KATEGORI FILM : IIf(Mid([KODE];3;1)="A";"ACTION";IIf(Mid([KODE];3;1)="C";"CARTOON";IIf(Mid([KODE];3;1)="D";"DRAMA";"KOMEDI")))

Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini

Tambakan field Tahun Beli baru dengan rumus TAHUN BELI : IIf(Left([KODE];2)="10";2010;IIf(Left([KODE];2)="11";2011;2012))

Pilih RUN dan akan muncul tabel dengan field baru seperti gambar dibawah ini

      5.    Menghitung Total dalam Query

a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

b. Pada group Records, klik  ∑Totals, hingga muncul di bawah baris New, muncul Totals.   

c. Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA. d. Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda hitung, misal SUM. Maka secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi Sum.

      6.    Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total

Anda dapat membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang diinginkan, dengan syarat Total-nya masih aktif.  Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut : 

a. Tampilan harus dalam keadaan Design View

b. Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA.   

c.  Pilih RUN dan akan ditampilkan seperti gambar dibawah ini

Demikianlah beberapa langkah rumus-rumus dalam mengolah query, semoga cara ini memberi manfaat untuk anda.